Acesso
Visão Geral
Schedule Trigger
Google Sheets
Switch
Gmail (x3)
Executar
Publicar!

Acessando o N8N

Configure seu acesso ao workspace N8N em 3 passos simples.

Passo 1 — Aceite o Convite

Você vai receber um e-mail de convite do N8N no endereço cadastrado. Abra o e-mail e clique em "Set up your n8n account".

E-mail de convite N8N

Passo 2 — Crie sua Senha

Preencha seu nome e crie uma senha (mínimo 8 caracteres, com pelo menos 1 número e 1 letra maiúscula). Depois clique em "Finish account setup".

Tela de setup N8N

Passo 3 — Pronto!

Parabéns! Você já está dentro do N8N. Essa é a tela inicial do workspace. A partir daqui, vamos começar a construir o workflow de automação.

Tela de boas-vindas N8N

Visão Geral e Recursos

Entenda o problema e as regras de classificação antes de abrir o N8N.

O Problema

A área de cobrança opera hoje com um processo 100% manual, repetitivo e caro. Vejá o fluxo atual:

1
Abrir a planilha Analista abre a planilha de controle de pagamentos toda manhã
2
Filtrar clientes em atraso Filtra linha por linha quem está com pagamento vencido e classifica manualmente
3
Escrever e enviar e-mails Redige e-mails individuais de lembrete, aviso ou notificação para cada cliente
4
Atualizar status na planilha Volta na planilha para registrar que o contato foi feito e qual foi a ação tomada
Resultado: 6 pessoas dedicadas, custo de R$ 40.000/mes, alta chance de erro humano, atrasos no contato e zero padronização nos e-mails.

Neste exercício, vamos automatizar esse fluxo inteiro com N8N — a automação lê a planilha, classifica quem está em atraso e envia os e-mails certos, sem ninguém precisar clicar em nada.

Regras de Classificação

A automação classifica cada cliente pelo número de dias de atraso:

ClassificaçãoDias de AtrasoAção Automática
Sem atraso0 diasNenhuma
Leve> 2 diasE-mail de lembrete
Crítico> 20 diasAviso de negativação
Inadimplência> 30 diasNotificação final + ligar

Recursos

🏁
Começar Tutorial
Passo a passo desde o zero.
Templates de E-mail
Textos prontos com variáveis N8N.
📄
JSON do Workflow
Importe o workflow completo.
📊
Planilha de Dados
Base de clientes para cobrança.

01. Criar um novo Workflow

Vamos começar criando o projeto da nossa automação.

Fluxo Completo Fluxo completo do workflow Passo 1 de 11
1
Na tela inicial do N8N, clique no botão + Create Workflow no canto superior direito.
Imagem N8N
Botão Create Workflow
2
Dê um nome ao workflow: Cobrança Automática (clique no nome no topo).
Imagem N8N
Renomear workflow no N8N
3
Você verá o canvas vazio do N8N — é aqui que vamos montar a automação.
Imagem N8N
Canvas vazio do N8N

02. Adicionar o Schedule Trigger

O "despertador" da automação — ele vai rodar todo dia automaticamente.

Fluxo Completo Fluxo completo do workflow Passo 2 de 11
1
Clique no + no centro da tela.
2
Na barra de busca, digite Schedule Trigger e selecione.
Imagem N8N
Schedule Trigger no N8N
3
Configure o gatilho:
Trigger Interval: Days
Days Between Triggers: 1
Trigger at Hour: 8
4
Clique fora do nó para fechar a configuração.
Dica

O Schedule Trigger e como um despertador: elê acorda a automação todo dia no horário que você definir, sem precisar de ninguém pra apertar um botão.

03. Conectar o Google Sheets

Vamos conectar a planilha de clientes ao workflow.

Fluxo Completo Fluxo completo do workflow Passo 3 de 11
1
Clique no + que aparece a direita do Schedule Trigger.
2
Busque por Google Sheets e selecione.
3
Em Credential to connect with, clique em Create New Credential.
Imagem N8N
Google Sheets - Credential
4
Faca login com sua conta Google e autorize o acesso.
Dica

Se a janela de autorização do Google não abrir, verifique se o bloqueador de pop-ups está desativado no navegador.

04. Configurar a leitura da planilha

Dizer ao N8N quais dados buscar e como filtrar.

Fluxo Completo Fluxo completo do workflow Passo 4 de 11
1
No nó do Google Sheets, configure:
Operation: Get Row(s)
Document: Selecione Planilha Inadimplência
Sheet: Controle de Pagamentos
Imagem N8N
Google Sheets - Get Row configurado
2
Em Filters, adicione um filtro:
Column: Pago?
Value: Não
3
Clique em Test step para verificar. Você deve ver os clientes que não pagaram.
Dica

O filtro "Pago? = Não" garante que a automação so processe clientes em atraso. Quem já pagou não recebe e-mail.

05. Adicionar o nó Switch

O Switch classifica cada cliente por nível de atraso e manda para o caminho certo.

Fluxo Completo Fluxo completo do workflow Passo 5 de 11
1
Clique no + à direita do Google Sheets.
2
Busque por Switch e selecione.
3
Em Mode, selecione Rules.
Imagem N8N
Switch - Mode Rules
Dica

O Switch funciona como um desvio de trilho: dependendo do valor de dias de atraso, ele manda o cliente para um caminho diferente.

Seu fluxo está assim até agora
Imagem N8N
Fluxo atual

06. Configurar as regras do Switch

Vamos criar 3 saídas: uma para cada nível de atraso.

Fluxo Completo Fluxo completo do workflow Passo 6 de 11
O que é o Output Name?

Cada regra do Switch gera uma saída (Output). O Rename Output permite dar um nome descritivo a cada saída — assim, quando você olhar o fluxo, vai ver "> 30 dias" em vez de "Output 0". É só pra organização visual, não afeta o funcionamento.

⚠ A ordem importa! Coloque os maiores valores primeiro (30, depois 20, depois 2).

Regra 1 — Inadimplência (> 30 dias)

1
Value 1:
{{ $json['Dias de Atraso'] }}
2
Operation: is greater than   |   Value 2: 30
3
Ative o Rename Output e digite: > 30 dias

Regra 2 — Crítico (> 20 dias)

4
Clique em Add Routing Rule. Mesma configuração:
Value 1: (mesma expressão acima)
Operation: is greater than
Value 2: 20
5
Ative o Rename Output e digite: > 20 dias

Regra 3 — Leve (> 2 dias)

6
Clique em Add Routing Rule novamente:
Value 1: (mesma expressão)
Operation: is greater than
Value 2: 2
7
Ative o Rename Output e digite: > 2 dias
Imagem N8N
Switch com 3 regras configuradas
Por que a ordem importa?

O Switch avalia de cima pra baixo e para na primeira regra que bate. Se você colocar "> 2" primeiro, um cliente com 35 dias cairia na regra de lembrete!

07. Gmail: E-mail de Lembrete

Para clientes com atraso leve (> 2 dias).

Fluxo Completo Fluxo completo do workflow Passo 7 de 11
1
Clique na saida Output 2 (Leve) do Switch e adicione um nó Gmail.
2
Conecte sua conta Gmail (Create New Credential > Login Google).
3
Resource: Message   |   Operation: Send
Imagem N8N
Gmail - Configuração

To (Destinatario):

{{ $json['E-mail'] }}

Subject (Assunto):

Lembrete: pagamento pendente - {{ $json['Nome do Cliente'] }}

Message (Corpo do e-mail):

Email Type: Text Olá {{ $json['Nome do Contato'] }}, Esperamos que estejá bem! Gostaríamos de lembrar que a fatura no valor de R$ {{ $json['Valor da Fatura (R$)'] }} venceu em {{ $json['Data de Vencimento'] }}. Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor desconsidere este e-mail. Se precisar de uma segunda via do boleto ou tiver qualquer dúvida, estamos a disposição. Atenciosamente, Equipe Financeira

08. Gmail: Aviso de Negativação

Para clientes com atraso critico (> 20 dias).

Fluxo Completo Fluxo completo do workflow Passo 8 de 11
1
Clique na saida Output 1 (Crítico) do Switch e adicione outro nó Gmail.
2
Use a mesma credencial Gmail. Resource: Message | Operation: Send

To:

{{ $json['E-mail'] }}

Subject:

URGENTE: Aviso de negativação - {{ $json['Nome do Cliente'] }}

Message:

Email Type: Text Prezado(a) {{ $json['Nome do Contato'] }}, Informamos que a fatura no valor de R$ {{ $json['Valor da Fatura (R$)'] }}, com vencimento em {{ $json['Data de Vencimento'] }}, encontra-se em atraso há {{ $json['Dias de Atraso'] }} dias. Caso o pagamento não sejá regularizado em ate 5 dias úteis, seremos obrigados a proceder com a negativação do CNPJ junto aos órgãos de proteção ao crédito (SPC/Serasa). Para regularizar, entre em contato conosco o mais breve possível. Atenciosamente, Equipe Financeira

09. Gmail: Inadimplência

Para clientes com atraso grave (> 30 dias).

Fluxo Completo Fluxo completo do workflow Passo 9 de 11
1
Clique na saida Output 0 (Inadimplência) do Switch e adicione outro nó Gmail.
2
Mesma credencial Gmail. Resource: Message | Operation: Send

To:

{{ $json['E-mail'] }}

Subject:

Notificação final: débito em aberto - {{ $json['Nome do Cliente'] }}

Message:

Email Type: Text Prezado(a) {{ $json['Nome do Contato'] }}, Esta e uma notificação final referente a fatura no valor de R$ {{ $json['Valor da Fatura (R$)'] }}, vencida em {{ $json['Data de Vencimento'] }}, com {{ $json['Dias de Atraso'] }} dias de atraso. O débito já foi encaminhado para negativação. Entraremos em contato por telefone para buscar uma solução. Caso deseje negociar antes, responda este e-mail ou ligue para nosso setor financeiro. Atenciosamente, Equipe Financeira

10. Executar o Workflow

Hora de ver tudo funcionando!

Fluxo Completo Fluxo completo do workflow Passo 10 de 11
1
Clique no botão vermelho Execute Workflow (canto inferior esquerdo).
Imagem N8N
Execute Workflow
2
Observe os números que aparecem em cada nó — eles indicam quantos itens passaram por ali.
3
Clique em cada nó de Gmail para ver o preview dos e-mails que seriam enviados.
4
Confira:
✓ Os clientes foram classificados corretamente?
✓ Os e-mails tem o nome e valor certos?
✓ Nenhum cliente que já pagou recebeu e-mail?
Nome do Workflow Agente de Cobrança

11. Publicar o Workflow!

Último passo: publicar a automação.

Fluxo Completo Fluxo completo do workflow Passo 11 de 11
O que é o Publish?

Enquanto você edita, o workflow existe apenas como rascunho — ele não roda automaticamente. O botão Publish publica a versão atual, ativando o workflow de verdade. A partir daí, o Schedule Trigger vai disparar no horário configurado, sem precisar de nenhuma ação manual. Se você editar o workflow depois, as mudanças só entram em vigor quando clicar em Publish novamente.

1
Se tudo estiver correto, clique no botão Publish no canto superior direito.
2
O workflow fica ativo — a partir de agora, todo dia no horário configurado, a automação vai:
→ Ler a planilha
→ Filtrar clientes em atraso
→ Classificar por nível
→ Enviar os e-mails automaticamente
🎉
Parabéns!
Você acabou de automatizar um processo que antes levava horas por dia.

Templates de E-mail

Copie e cole diretamente no campo "Message" de cada nó Gmail.

🔸 Lembrete (atraso leve > 2 dias)

Olá {{ $json['Nome do Contato'] }}, Esperamos que estejá bem! Gostaríamos de lembrar que a fatura no valor de R$ {{ $json['Valor da Fatura (R$)'] }} venceu em {{ $json['Data de Vencimento'] }}. Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor desconsidere este e-mail. Se precisar de uma segunda via do boleto ou tiver qualquer dúvida, estamos a disposição. Atenciosamente, Equipe Financeira

🔴 Aviso de Negativação (> 20 dias)

Prezado(a) {{ $json['Nome do Contato'] }}, Informamos que a fatura no valor de R$ {{ $json['Valor da Fatura (R$)'] }}, com vencimento em {{ $json['Data de Vencimento'] }}, encontra-se em atraso há {{ $json['Dias de Atraso'] }} dias. Caso o pagamento não sejá regularizado em ate 5 dias úteis, seremos obrigados a proceder com a negativação do CNPJ junto aos órgãos de proteção ao crédito (SPC/Serasa). Para regularizar, entre em contato conosco o mais breve possível. Atenciosamente, Equipe Financeira

🟥 Notificação Final (> 30 dias)

Prezado(a) {{ $json['Nome do Contato'] }}, Esta e uma notificação final referente a fatura no valor de R$ {{ $json['Valor da Fatura (R$)'] }}, vencida em {{ $json['Data de Vencimento'] }}, com {{ $json['Dias de Atraso'] }} dias de atraso. O débito já foi encaminhado para negativação. Entraremos em contato por telefone para buscar uma solução. Caso deseje negociar antes, responda este e-mail ou ligue para nosso setor financeiro. Atenciosamente, Equipe Financeira

Variaveis disponiveis

VariavelDescricao
{{ $json['Nome do Cliente'] }}Nome da empresa
{{ $json['Nome do Contato'] }}Nome da pessoa de contato
{{ $json['E-mail'] }}E-mail do cliente
{{ $json['Valor da Fatura (R$)'] }}Valor da fatura
{{ $json['Data de Vencimento'] }}Data de vencimento
{{ $json['Dias de Atraso'] }}Quantidade de dias em atraso

JSON do Workflow

Importe o workflow pronto: copie o JSON e use "Import from URL or JSON" no N8N.

1
No N8N, clique nos 3 pontinhos (menu) no canto superior direito.
2
Selecione Import from URL or JSON...
3
Cole o JSON abaixo e clique em Import.
4
Importante: Você ainda precisará configurar as credenciais (Google Sheets e Gmail) em cada nó.
Workflow JSON
Dica

Depois de importar, você so precisa reconectar as credenciais do Google em cada nó. O fluxo inteiro já vem montado!

Visão Geral e Recursos

Entenda por que precisamos de um agente e o que ele vai fazer.

O Problema

No exercício anterior, automatizamos o envio de e-mails de cobrança. Mas e quando o cliente responde?

1
"Posso parcelar em 3x?" Cliente quer negociar, mas a automação não sabe conversar
2
"Estou passando por dificuldades" Cada situação exige uma resposta diferente — requer julgamento
3
"Já paguei ontem!" Precisa consultar a planilha e registrar a informação
O limite da automação: A automação envia e-mails, mas não sabe conversar. Cada resposta de cliente exige interpretação, consulta de dados e uma decisão — isso precisa de um Agente de IA.

A Solução: um Agente de IA

Vamos criar um Agente de IA que faz o que a automação não consegue:

CapacidadeO que faz
ConversarResponde naturalmente via chat
ConsultarBusca dados do cliente na planilha
RegistrarAtualiza promessas de pagamento
Seguir regrasObedece o prompt que você definir

Recursos

🏁
Começar Tutorial
Passo a passo desde o zero.
📝
System Prompt
Veja o prompt completo do agente.
📄
JSON do Workflow
Cole direto no N8N se preferir.
📊
Planilha de Dados
Base de clientes para cobrança.

01. Criar o Workflow do Agente

Vamos criar um novo workflow para o agente de cobrança.

1
Na tela inicial do N8N, clique em + Create Workflow.
2
Renomeie o workflow para:
Nome do Workflow Agente de Cobrança

02. Adicionar Chat Trigger

O ponto de entrada do agente — ele recebe mensagens via chat.

1
Clique no + no centro da tela.
2
Busque por Chat Trigger e selecione.
Imagem N8N
Chat Trigger no N8N
3
Não precisa configurar nada — ele já vem pronto.
Dica

Diferente do Schedule Trigger (que roda sozinho), o Chat Trigger espera alguém mandar uma mensagem para começar.

03. Adicionar o AI Agent

O "cerebro" — ele decide o que fazer com cada mensagem.

1
Clique no + a direita do Chat Trigger.
2
Busque por AI Agent e selecione.
3
Você vera o nó com 3 conexões na parte de baixo: Chat Model, Memory e Tool.
Imagem N8N
AI Agent no N8N
Automação vs Agente

A automação segue regras fixas (se X, faca Y). O agente pensa: ele lê a mensagem, decide quais ferramentas usar, e formula uma resposta. E a diferença entre um semaforo e um guarda de transito.

04. Conectar o LLM (Chat Model)

O modelo de linguagem que da inteligencia ao agente.

1
Clique no + abaixo de Chat Model no nó do AI Agent.
2
Selecione OpenAI Chat Model.
3
Em Credential, clique em Create New Credential e colê a API Key abaixo:
OpenAI API Key — copie e cole no campo API Key
4
Em Model, selecione gpt-4.1-mini (bom equilíbrio entre custo e qualidade).
Dica

O LLM e o "cerebro" do agente. Sem ele, o AI Agent não sabe interpretar mensagens nem formular respostas.

05. Definir o System Prompt

As instruções que dizem ao agente quem ele e e como deve agir.

1
Clique no nó AI Agent para abrir suas configurações.
2
No campo System Message, cole o prompt abaixo:
System Prompt — copie e cole no campo System Message PAPEL Você é um assistente de cobrança da empresa. Você ajuda a equipe financeira consultando uma planilha e registrando negociações simples. Sejá profissional, curto e objetivo. AÇÃO Sempre siga está ordem: 1) INÍCIO (obrigatório) - Se o usuário ainda NÃO informou o nome do cliente, pergunte: "Qual o nome do cliente?" 2) CONSULTA NA PLANILHA - Quando o usuário informar o nome do cliente, use a ferramenta "Acessar dados da planilha" para buscar o cliente na coluna "Nome do Cliente". - Se encontrar: - Responda a situação usando: Valor da Fatura, Data de Vencimento, Pago?, Dias de Atraso, E-mail (se existir). - Se NÃO encontrar: - Diga que não encontrou e peça para confirmar o nome exato como está na planilha. - Se houver mais de um resultado parecido: - Peça um detalhe para identificar (ex.: e-mail do contato ou valor da fatura). 3) NEGOCIAÇÃO (somente estas 2 opções) Você pode oferecer SOMENTE: - "Pagar em 3x" - "10% de desconto para pagar à vista" Quando o usuário pedir ou aceitar uma negociação: - Confirme antes de registrar, com uma frase objetiva do tipo: "Confirmando: ficou combinado [OPÇÃO]. Posso registrar isso na planilha?" - Se o usuário confirmar, use a ferramenta "Escrever dados na planilha" para escrever na coluna "Negociação?" (coluna H) uma descrição curta e clara do combinado. Exemplos de texto para gravar: - "Negociação: 3x (registrado em DD/MM)." - "Negociação: 10% à vista (registrado em DD/MM)." REGRAS - Sempre pergunte o nome do cliente antes de qualquer coisa. - Use a planilha como fonte de verdade. Não invente valores, datas ou status. - Não altere a coluna "Pago?". - Só grave em "Negociação?" depois de confirmar com o usuário. - Mantenha respostas curtas (1 a 5 linhas), linguagem simples. EXPECTATIVA DE RESPOSTA - Se faltar informação, pergunte. - Se for consulta, traga a situação do cliente de forma objetiva. - Se for negociação, ofereça apenas as 2 opções e registre somente após confirmação.
O que e um System Prompt?

E como o "manual de instruções" do agente. Ele define a personalidade, as regras e os limites. Sem ele, o agente e genérico — com ele, vira um especialista em cobrança.

06. Tool: Ler a Planilha

Dar ao agente a capacidade de consultar os dados dos clientes.

1
Clique no + abaixo de Tool no nó do AI Agent.
2
Busque por Google Sheets e selecione.
3
Use a mesma credencial Google do exercício anterior.
4
Configure:
Operation: Get Row(s)
Document: Planilha Inadimplência
Sheet: Controle de Pagamentos
5
Em Tool Description, escreva algo claro para o agente saber quando usar:
Tool Description Consulta a planilha de controle de pagamentos. Use para verificar situação de clientes, valores de faturas, dias de atraso e status de pagamento.
Por que a descrição importa?

O agente le essa descrição para decidir qual tool usar. Se você escrever "planilha de pagamentos", ele vai saber usar essa tool quando alguém perguntar sobre um cliente.

07. Tool: Atualizar a Planilha

Dar ao agente a capacidade de anotar promessas de pagamento.

1
Clique novamente no + de Tool para adicionar uma segunda tool.
2
Selecione Google Sheets novamente.
3
Configure:
Operation: Append or Update Row
Document: Planilha Inadimplência
Sheet: Controle de Pagamentos
Matching Column: Nome do Cliente
4
Em Tool Description:
Tool Description Atualiza a planilha de pagamentos. Use para anotar promessas de pagamento, observações sobre negociações, ou atualizar o status de um cliente. Sempre use a coluna Observações para registrar promessas.
Dica

Agora o agente tem 2 tools: uma para ler e outra para escrever. Ele decide sozinho qual usar baseado na mensagem que recebe.

08. Testar no Chat!

Hora de conversar com seu agente.

1
Clique no botão Open chat (vermelho, canto inferior esquerdo).
2
Uma janela de chat vai abrir. Teste com estas perguntas:

Testes sugeridos:

Teste 1 — Consulta Qual a situação dos clientes em atraso?
Teste 2 — Cliente especifico Me fala sobre o cliente que tem a maior dívida
Teste 3 — Anotar promessa O cliente Tech Solutions ligou e prometeu pagar dia 15/03. Anota la pra não negativar.
3
Depois do Teste 3, abra a planilha e confira se a coluna "Observações" foi atualizada.
4
Invente suas próprias perguntas! O agente sabe responder qualquer coisa sobre a planilha.
Reflexão

Perceba a diferença: a automação envia e-mails sem pensar. O agente entende contexto, interpreta pedidos ambíguos e toma decisões. São complementares — a automação cuida do repetitivo, o agente cuida do imprevisto.

🤖
Agente Pronto!
Você criou um assistente de IA que consulta dados e toma ações — e tudo roda dentro do N8N.

JSON do Agente

Importe o workflow do agente pronto: copie o JSON e use "Import from URL or JSON" no N8N.

1
No N8N, clique nos 3 pontinhos (menu) no canto superior direito.
2
Selecione Import from URL or JSON...
3
Cole o JSON abaixo e clique em Import.
4
Importante: Configure as credenciais (OpenAI, Google Sheets) em cada nó.
Agent Workflow JSON